اتوماسیون اداری

APP FACTOR

 

وجود یک سیستم نرم افزاری که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد تحت عناوین مختلفی همچون سیستم های اداری، سیستم های مدیریت اطلاعات سازمانی نامیده شده است. سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه بسیار وابسته به دیدگاههای سازمان می تواند باشد و این خود بدین معنی است که سیستم اتوماسیون اداری دارای تعاریف متعددی است. با این وجود می توان گفت که اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی می باشد که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات درون سازمانی است.

پوشش كامل و جامع نيازهاي سازمان در حوزه‌ اتوماسيون اداري شامل مكاتبات اداري، فرم‌هاي سازماني، جلسات سازماني، مديريت مستندات و بايگاني و آرشيو اسناد و مدارك  ضمن يكپارچگي در سطح داده‌ها، فرآيندها و واسط كاربري از جمله مزيت‌هاي اين سيستم به شمار مي‌رود. پشتيباني كامل از Web و عدم وابستگي به سيستم‌هاي پايه (Platform) و مرورگر خاص، دسترسي آسان و سريع را بدون محدوديت جغرافيايي براي كاربران فراهم آورده است. اين سيستم با بهره‌گيري از جديدترين تكنولوژي‌هاي امنيتي و ضمن رعايت كامل سطوح دسترسي، امنيت بالا و اطمينان خاطر را براي مشتريان به ارمغان مي‌اورد.

امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری AF:


    تعریف اطلاعات پایه و مدیریت سیستم در برنامه ای جداگانه
    تشخيص هوشمند روابط مجاز مكاتباتي بر اساس چارت سازماني تعريف شده
    تعريف دسترسی مجاز یا قطع دسترسي مجاز برای ارجاع مكاتبات بين سمت ها، واحدها و گروه های تعریف شده
    تعريف دبيرخانه هاي مختلف در سازمان
    اجراي عمليات مستقل در هر دبيرخانه و یا اجراي عمليات يكپارچه در دبيرخانه ها
    تعريف سطوح امنيتی برای مكاتبات اداري (عادي، محرمانه، سري و...)
    اعمال محدوديت بر روي حجم فايل ها (جلوگيري از ارسال فايل هاي حجيم)
    امکان اتصال به LDAP برای شناسایی کاربران هنگام ورود به سیستم
    اسكن تصاوير
    امكان تهيه پيش نويس نامه با استفاده از MS Word
    امكان استفاده از فيلدهاي اطلاعاتي در تعريف الگوي MS Word (پي نوشت، امضاء، تاريخ، شماره انديكاتور و ...)
    تعربف قانون (Rule) جهت سازمان دهي خودكار نامه در پوشه هاي كارتابل
    تفويض سمت (تعيين جانشين) براي سمت هاي سازماني به صورت موقت (با تعيين بازه تاريخي) یا دائم به همراه كنترل قابليت هاي تفويض شده به جانشين
    روش هاي مختلف جهت پيگيري (از طريق كارتابل پيگيري، مهلت اقدام، گزارشات و جستجو)
    وجود تابلوهاي عمومي جهت درج اعلاميه با تعريف دسترسي هاي مجاز بر روي هر تابلو