سیستم فروش هوشمند

APP FACTOR

 

اتوماسیون اداری شامل استفاده از سیستم اطلاعاتی مشترک توسط کامپیوتر، بین نیروهای یک مجموعه میباشد که این امر موجب کاهش زمان تبادل اطلاعات شده و از هرز روی اطلاعات به واسطه عوامل انسانی و فیزیکی شامل شلوغی و ازدیاد حجم کاغذها و نیاز به تمرکز و جافظه نیرو انسانی جلوگیری میکند.

در یک سیستم مبتنی بر مدیریت تماما انسانی، غالبا نیاز به حضور حداقل یک انسان مسلط بر امور میباشد تا تعریف و نظم امور، پیوسته حفظ شود که این امر منجر به مشغله کاذبی میشود که با ماهیت ذهن انسان در هماهنگی نیست و با سپردن آن به کامپیوتر میتوان به گسترش نسبی و اصلاح امور کاری پرداخت.

البته آنچه عملا از نرم افزار های اتوماسیون به خدمت گرفته میشود وابستگی فراوان به تعریف اولیه کارها و سادگی دسترسی به اطلاعات می باشد و طراحی نرم افزار نقش بزرگی در این راستا ایفا ممیکند. اگر نرم افزار اتوماسیون در این امر به گونه ای هوشمندانه و به نوعی فراتر از دانش عمومی مدیران(مدیریت سنتی) کسب و کار به چگونگی ساماندهی امور طراجی نشود خود عاملی دست و پا گیر میشود و پس از چندی سرنوشت این مجموعه بازگشت به روش های سنتی خواهد بود. با این حال نرم افزار اتوماسیون یا اشتراک و طبقه بندی اطلاعات نبایستی با سیستم اصلی حسابداری و جریانات بخش های تخصصی یکی شود بلکه در خدمت این بخش ها به کار گرفته شود.

 

به طور ساده و خلاصه آنچه در نرم افزار CRM مورد نیاز است و چگونکی استفاده آسان با استاندارهای نرم افزاری امروزی ممکن است به شرح زیر میباشد:

(CRM آبی، در خصوص شرکت های فروش کالا و خدمات طراحی شده و نیاز های ذکر شده بر اساس طراحی برای اینگونه شرکت ها میباشد)

(هر یک از این سطرها در زیر توضیح داده شده است)

 

  • طبقه بندی رویدادهای کلیشه ای مربوط به مشتری ها
  • ثبت تمام رویداد های مربوط به مشتری
  • دسترسی به عملکرد مشتری به صورت نمودار و حجم تراکنش
  • ثبت و به اشتراک گذاری اطلاعات عمومی و تخصصی مربوط به محصولات برای کارشناسان فروش
  • ارسال ایمیل و SMS به مشتری یا مشترهای فیلتر شده بر اساس بانک اطلاعات شرکت در محیط برنامه
  • ثبت و به اشتراک گذاری قیمت محصولاتِ رقیب ها برای کارشناسان فروش
  • محاسبه و اطلاع از موجودی انبار
  • صدور فاکتور با محاصبه خودکار توسط برنامه در قالب اختصاصی شرکت
  • گزارش ریز فروش کارشناس ها، شهرها، مشتری ها، محصولات با تعیین بازه زمانی
  • داشبورد
  • وظایف
  • میز مدیریت

 

بر اساس استاندارهای امروزی طراحی نرم افزار، با اجرای چند امر ساده و منظم میتوان امور پیچیده و حجیم را به سادگی انجام داد و بر آنها نظارت کرد که این رویه با گنجاندن امور مربوط به هم در یک صفحه و راهنمایی سیستم به کاربر در ترتیب انجام امور ممکن میشود و پیاده سازی آن بر پایه وب در چهارچوب Smart Web با به کارگیری ابزار جدید و برنامه نویسی Web Expert ممکن میشود.

در مسیر تکامل و پیشرفت نرم افزارها، آنچه در حال وقوع است، نزدیک شدن کارایی و انتظارات نرم افزارهای تحت وب و غیر وب میباشد. به این پدیده در نرم افزارهای تحت وب Smart Web گفته میشود و به لحاظ کارایی، سرعت و پهنای باند پس از بارگذاری صفحه، تفاوت قابل توجهی نسبت به صحفات کلاسیک دارد.

در طراحی نرم افزار CRM آبی، علاوه بر طراحی اطلاعاتی و سناریو سازماندهی امور، برای User Friendly بودن برنامه تماما از اصول Smart Web پیروی شده است.

بنابراین با در نظر داشتن استانداردها و پیشینه های ذکر شده توضیح امکانات و چگونگی آن می پردازیم:

  • ثبت و طبقه بندی رویدادهای کلیشه ای مربوط به مشتری ها

هر زمان از نصب و استفاده از CRM آبی میتوان گزینه های مربوط به رویداد ها را حذف، اضافه و ویرایش نمود، اما بهتر آن است که در ابتدای استفاده از برنامه به دقت طراحی و ثبت شوند.

در یک کسب و کار فروش محصول و خدمات، نیاز است آنچه رخ میدهد و منجر به خرید یا کسب اطلاعات از سوی مشتری میشود ثبت، بایگانی و قایل گزارش گیری باشد.

به عنوان مثال برای ارزیابی فعالیت های مربوط به مشتری میتوان اینگونه تقسیم بندی کرد:

در این تعریف میتوان از نوع ارتباط، کارهای صورت گرفته و میارهای امتیازدهی به مشتری آگاه شد و در آینده سوابق هر یک از مشتری ها را مورد بررسی قرارداد و همچنین به نتایج و حجم رویدادها را در بازه زمانی مشخص بررسی کرد تا برای مثال از نتیجه و تعداد تماس های تلفنی، مشتری های حضوری و مشتری های نمایشگاه با خبر شد.

یا عملکرد کارشناس های فروش در پاسخ گویی به مشتری ها را مورد ارزیابی قرارداد.

در انتها در صورت نیاز به یادآوری توضیحات ثبت شده، توسط برنامه با فعال کردن گزینه یادآوری و تعیین تاریخ و ساعت و دقیقه از سیستم Alarm استفاده کرد.

 


 

  • دسترسی به عملکرد مشتری به صورت نمودار و حجم تراکنش

 

با جستجو به وسیله تایپ نام یا شمارهای تماس، آدرس، نام فروشگاه مربوط به مشتری در کادر جستجو مشتری و انتخاب از لیست مشتری ها که بلادرنگ بر اساس متن تایپ شده در زیر کادر جستجو نمایش داده میشود اطلاعات فوق ارائه میشود.

با وجود راحتی دسترسی به این اطلاعات، کارشناس میتواند در حین صحبت با مشتری نگاهی اجمالی و مفید به عملکرد مشتری داشته باشد و همچنین در صورت تازه کار بودن یا عدم شناخت نسبت به مشتری، با این امکان طبف سوابق و اطلاعات مشتری اقدامات لازم را تشخیص دهد.

 

 

  • ثبت و به اشتراک گذاری اطلاعات عمومی و تخصصی مربوط به محصولات برای کارشناسان فروش

آگاهی کارشناس فروش از مشخصات فنی و ... در مورد محصولات یا خدمات سهم بالایی در امر فروش دارد، در بخش جستجو محصول این امکان برای برای کارشناسان فروش مهیا میشود.

با تایپ بخشی از نام محصول در کادر جستجو محصول در بالای صفحه میز کار میتوان از اطلاعات ارایه شده توسط مدیر فروش آگاه شد و هر کارشناس در صورت عدم آگاهی دقیق از اطلاعات محصول به سادگی با استفاده از این امکان اطلاعات را در اختیار مشتری بگذارد.

در بخش هایی که در دسترس مدیر فروش میباشد به سادگی این اطلاعات قابل اضافه شدن، حذف و ویرایش میباشد.

همچنین مدیر فروش امکان افزودن عناوین دلخواه به هر گروه از محصولات را برای مقایسه شدن با یکدیگر را دارا میباشد. همانند یک فروشگاه اینترنتی کامل در اختیار کارشناس های فروش.

 

  • ثبت و به اشتراک گذاری قیمت محصولاتِ رقیب ها برای کارشناسان فروش

یکی دیگر از موارد مهمی که امر فروش به کارشناس ها کمک میکند اطلاع از قیمت های همکارها و رقیب ها میباشد.

در این صفحه ای با عنوان لیست قیمت ها وجود دارد که ویرایش لیست قیمت ها توسط مدیر فروش به سهولت همانند نرم افزار Excel با حرکت در کادر قیمت ها توسط کلید Tab و تغییر قیمت بدون نیاز به هر بار کلیک کردن بر روی دکمه ثبت انجام میشود.

 


 

  • صدور فاکتور با محاصبه خودکار توسط برنامه در قالب اختصاصی شرکت

 

همانطور که در تصویر مشخص است با انتخاب محصول، قیمت بنا به تعداد و تخفیف محاصبه میشود و نسخه قابل چاپ و نسخه MS Word ارائه میشود.

در بخش تنظیمات برنامه میتوان تصویر لوگو، سربرگ، پایین صفحه فاکتور فروش را تنظیم نمود.

 

 

  • گزارش ریز فروش کارشناس ها، شهرها، مشتری ها، محصولات با تعیین بازه زمانی 

در بخش گزارش میتوان از ریز اطلاعات فروش و فعالیت ها در بازه زمانی مشخص گزارش تهیه کرد.

به عنوان مثال میتوان برای آگاه شدن از فروش محصول یا محصولاتی مشخص شده توسط کارشناس یا کارشناس های مشخص شده در شهر یا شهرهای مشخص شده آنها را فیلتر کرده و با انتخاب گزارش بر اساس کارشناس، محصولات، شهرها و یا مشتری ها گزارش دقیق بر اساس هر گزینه را مشاهده کرد.

 


 

  • داشبورد

در این بخش نمود کلی فعالیت کارشناس یا تمام کارشناس ها در نگاه مدیریت در روز جاری یا روزهای دیگر در قابل رویت است تا بتوان از وضعیت رویدادها آگاه شد.

 


 

  • وظایف

در این بخش میتوان وظایف محول به هر یک از نیروهای انسانی را تنظیم و مورد بررسی و ثبت وضعیت نموده و در هر روز برای هر کدام پیغام و پاسخ ثبت کرد و در نهایت با بررسی مدیریت تایید اجرا ثبت شود.

 

 

  • میز مدیریت

در این بخش مدیریت در لحظه از تمام فعالیت اتفاق افتاده توسط همه کاربران مطلع میشود و میتواند با کلیک کردن بر روی باکس اطلاع، صفحه کامل رویداد یا فاکتور یا وظیفه انجام شده ار مشاهده کند. همچنین مدیر میتواند درصد پیشبرد کارها و حجم کلی کار های انجام شده هر کاربر را مشاهده کند.